Huissier, expert en constat avant travaux et affichage permis a Lyon : Comment gérer les comptes en souffrance. La gestion des factures impayées et en retard est une partie du monde des affaires à laquelle tous les managers et propriétaires d’entreprise sont confrontés à un moment ou à un autre.
Oui, c’est très frustrant et cela prend du temps, mais pire encore, cela peut vraiment paralyser votre entreprise lorsque les flux de trésorerie se tarissent et que de grosses sommes d’argent sont bloquées dans vos comptes clients.
Le fait est que la création d’un processus de recouvrement systématisé est l’une des choses les plus importantes et les plus rentables que vous puissiez faire pour votre entreprise.
- Elle réduit les comptes en souffrance
- Elle réduit le temps et les ressources que vous devez gaspiller à rechercher les paiements.
- Il garantit la bonne santé de votre trésorerie et vous évite de faire faillite pour cause de non-paiement des comptes.
- Pourtant, de nombreux propriétaires d’entreprises ne prennent pas le temps de mettre en place un processus de recouvrement rationalisé et (généralement) automatisé.
Voici donc quelques conseils pour vous aider à gérer les comptes en souffrance de manière efficace et effective.
Huissier, expert en constat avant travaux et affichage permis a Lyon : Essayez d’être payé à l’avance
S’il existe une possibilité de recevoir un paiement total ou partiel à l’avance, il faut l’explorer. Il est important que vous trouviez des moyens de justifier ces conditions de paiement anticipé auprès des clients, surtout si les factures à payer à une date ultérieure sont une pratique courante dans votre secteur.
Vous pouvez même offrir une petite remise ou un bonus si les comptes sont payés à l’avance.
Huissier, expert en constat avant travaux et affichage permis a Lyon : Envoyez un courriel de rappel 2 à 5 jours avant la date d’échéance.
Si vous ne pouvez pas justifier un paiement anticipé, vous devez mettre en place un processus de recouvrement systématique. Ce processus doit commencer par l’envoi d’un courriel de rappel automatique 2 à 5 jours avant la date d’échéance de la facture. Il peut également s’agir d’un e-mail automatisé.
Appel amical 2 semaines après la date d’échéance
Après deux semaines, il est temps de prendre le téléphone. Prendre contact par téléphone vous permettra d’avoir une conversation et d’apprendre pourquoi le paiement est en retard. Vous pouvez ensuite prendre des dispositions pour le paiement ou accepter une carte de crédit par téléphone si vous en avez les moyens.
C’est aussi une autre façon de prendre contact avec le client et de renforcer la relation.
Votre ton doit être amical mais ferme et terminez l’appel en indiquant une date précise pour le paiement.
Lettre de rappel de 30 jours de retard
Ce rappel doit être envoyé par courrier électronique et également sous la forme d’une lettre physique contenant
- une copie de la facture originale
- La nouvelle date d’échéance
- tout document justificatif
- tous les enregistrements de la transaction et
- Et mentionnez les frais de retard ou les intérêts qui peuvent être facturés dans le cadre de vos conditions générales de vente.
Vous devez maintenant adopter un ton ferme et professionnel et fixer une date limite précise pour le paiement ou demander au client de vous appeler pour établir un plan de paiement s’il ne dispose pas des fonds nécessaires.
Lettre de retard de 60 jours
À ce stade, il est de moins en moins probable que le client ait l’intention de payer la facture. Vous devez donc expliquer que vous allez transmettre ce compte en souffrance à un agent de recouvrement professionnel pour résoudre le problème. Selon que vos conditions commerciales sont bien rédigées ou non, cela peut entraîner des pénalités de retard ainsi que des frais de recouvrement supplémentaires et un mauvais rapport de solvabilité pour le client.
75-90 jours de retard
C’est le moment de confier ce compte à une agence de recouvrement professionnelle. En confiant vos comptes en souffrance à une agence de recouvrement, vous économiserez du temps et de l’argent et vous aurez de meilleures chances d’être payé.
Une agence de recouvrement réputée et expérimentée disposera d’un avocat interne qui pourra rédiger une lettre de demande sur son papier à en-tête légal exigeant le paiement avant d’entamer une action en justice. Si le client ne paie toujours pas ou ne répond pas, l’agence dispose des ressources nécessaires pour faire avancer votre dossier au tribunal.
Une chose que vous ne savez peut-être pas, c’est que certaines agences de recouvrement offrent un service “Pas de recouvrement, pas de frais”. Cela signifie que vous ne les payez que si elles recouvrent la somme due. Il s’agit généralement d’un petit pourcentage de l’argent recouvré ou d’un montant forfaitaire, selon l’accord que vous avez conclu avec l’agence de recouvrement.
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